Directeur général d’une mutuelle de santé, Christian est tellement appliqué à trouver toutes les solutions au moindre dysfonctionnement dans son entreprise, tellement investi et soucieux de répondre au moindre mail qu’il ne pouvait cesser le travail avant 23 heures ni se passer de travailler le weekend. Outre qu’il mettait sa santé en danger, il en venait à perdre de la hauteur de vue et à s’immerger dans les problèmes quotidiens plutôt que de se concentrer sur la transformation de son business model, stratégie pourtant si nécessaire. Sans prise de recul, et quel que soit notre niveau dans la hiérarchie, nous risquons de perdre notre valeur ajoutée de manager ou d’expert et donc une part essentielle de notre identité professionnelle.
Comment donc retrouver la hauteur de vue et la prise de recul nécessaire pour faire face à la complexité, en dépit des multiples sollicitations quotidiennes ?
Je vous propose un exemple au travers du coaching de Christian, et vous laisse le soin de le transposer à votre situation et en tirer une méthodologie d’auto-coaching.
1. Libérer du temps par tous les moyens
- Le travail de coaching de Christian a commencé par la gestion de ses mails : il s’est fixé des règles et a fixé des règles avec son entourage relatives à l’objet des mails (explicite et qualifié en termes d’urgence et d’importance), à la taille maximale et au format des textes, des règles restrictives quant à la mise en copie. Christian s’est imposé des plages de traitement des mails aux meilleurs moments pour lui tout en respectant aussi la vie personnelle de ses collaborateurs.
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Des rendez-vous ritualisés et concentrés le vendredi avec ses directeurs ont été instaurés. Ils ont permis de réduire le nombre des mails qui pouvaient attendre la fin de la semaine. Les rôles de chacun ont été clarifiés afin que les problèmes remontés au Directeur Général soient de son niveau. De même celui-ci s’engageait à ne pas empiéter sur leur domaine de compétence.
Christian et son assistante se sont entendus pour que celle-ci protège son agenda de tout ajout non essentiel, dans le cadre d’une large délégation. - Enfin des plages fixes ont été posées d’emblée sur cet agenda pour accueillir les tâches correspondant vraiment à la valeur ajoutée de sa fonction : temps de réflexion à la stratégie, temps pour rencontrer les administrateurs, pour discuter avec les collaborateurs de premier niveau afin de conserver la vision terrain, temps pour accompagner le président, etc.
2. Se ressourcer, s’ouvrir l’esprit
Le temps gagné (plus de deux heures par jour et tous les weekends) a été passé au crible pour organiser le ressourcement si nécessaire à un esprit très occupé : lectures et rencontres hors métier pour prendre en compte des signaux faibles du changement dans la société, mais aussi du temps pour le sport, la famille et les activités culturelles.
Pas de fonction élevée dans l’entreprise sans une solide santé prise en mains. Là aussi, l’organisation de rituels, de rendez-vous réguliers avec soi-même et de calage dans l’agenda est souvent un passage obligé. L’idéal étant de prévoir aussi des zones franches, créneaux disponibles pour accueillir une sieste, une activité imprévue ou pour ne rien faire du tout.
3. Vue hélicoptère et vision systémique
Pour ne pas perdre de vue sa valeur ajoutée, il est utile d’avoir un miroir extérieur, un coach externe ou un collaborateur ou pair de confiance qui fasse office de fou du roi afin d’être « challengé » régulièrement. Il est sain aussi de se reposer plusieurs fois par jour la question : est-ce que ce que je fais est fait au bon niveau de lecture de la réalité, compte tenu de mon poste ? Développer une vision hélicoptère, c’est voir d’en haut pour voir plus loin. Comme Christian, vous pouvez aussi développer la vision systémique, c’est-à-dire prendre en compte dans tout diagnostic et toute résolution de problème, les interactions avec les autres acteurs que ceux qui sont directement concernés ; considérer l’environnement et les implications à différents niveaux. Bref prendre en compte toute la complexité d’une situation en la regardant par en haut, par en bas et sur les côtés.
Arnaud Constancias accompagne les acteurs de l’entreprise dans l’actualisation de leurs potentiels, pour leur permettre d’être plus efficaces et de mieux vivre leurs relations et leur quotidien professionnel. Son approche est centrée sur la conscience, le discernement, et la connaissance de soi et vise à des résultats concrets