Si la technologie nous a boosté dans la vitesse et le temps présent, elle a aussi eu un impact sur l’exercice du management, dont de nouvelles représentations émergent. Manager digital qui utilise les nouveaux outils pour le plaisir de l’outil et pas forcément pour ce qu’il permet. Manager startup qui décloisonne tellement que chaque jour est un casual Friday. Manager entrepreneur qui considère chaque membre de l’équipe comme les ressources de sa propre ambition, et bien d’autres …Parmi cette génération de néomanagers, un autre type est apparu : le manager à distance. S’agit d’un nouveau type de management ? Ou bien est-ce une réminiscence faite de vieilles recettes et de nouvelles donnes ? Les deux a priori.
Il est vrai que les managers commerciaux gèrent leurs équipes à distance depuis toujours. Toutefois, face à la complexité qui est le terrain du jeu du management, manager une équipe à distance requiert une approche plus large et plus distanciée de l’environnement. Une simple lecture basée sur le principe de cause à effet, ne garantit plus la réussite managériale. Ce n’est plus uniquement « en tant que Manager, je vais au bureau et je manage mon équipe en face à face » …. Cela peut être aussi, « en tant que manager, je ne vais pas au bureau et je manage par sms, dans ma voiture, dans le TGV, sur Skype, avec mon groupe viber….
Le management à distance requiert plus de savoir-être que de savoir-faire. Il intègre dans sa dynamique « flexibilité, rigueur et tempo » au même niveau. Alors comment faire pour ne pas être le manager d’une équipe de VRP sans pour autant devenir un androïde blindé d’intelligence artificielle ?
Le préalable est d’identifier les défis avec son équipe, et non pas sans elle :
Selon Bernard Le Clech*, le management à distance présente 4 défis majeurs, et pour commencer, un défi organisationnel. Il s’agit de distribuer les rôles, orchestrer les contributions, mettre en œuvre le cadre de travail garantissant des résultats efficaces de la part d’équipes « autonomes ». La bonne organisation permet l’optimisation du travail. Il convient donc de réfléchir ensemble à la meilleure organisation.
1. Marquer une présence sincère et compréhensive
C’est le défi relationnel qui doit laisser une part significative à l’écoute de l’autre, de ses besoins et de sa culture. Le manager à distance communique aussi par ses silences. L’absence d’information ou de communication est toujours interprétée par ses collaborateurs. La relation est de ce fait plus sensible pour tous.
En management à distance, il est nécessaire :
- D’entretenir une présence à distance : l’absence de contact « gratuit » est ressentie comme un agacement, voire une injustice.
- D’être prévenant, s’intéresser à ce que votre collaborateur vît, et pas uniquement ce qu’il produit…c’est plus « comment tu vas, que combien tu vas ?»
- D’être accessible et d’identifier dans son agenda partagé des plages disponibles pour des échanges informels
- D’être très réactif dans le feed back : une règle, réagir le jour même si la réponse définitive arrive à J+4…Attention, à distance silence égale indifférence. De plus, à distance, les émotions sont plus brutales : on dit des choses que l’on ne dirait pas en face à face.
- De toujours relire ses mails de réponse
- De ne pas répondre à chaud sur un sujet sensible
- D’éviter l’envoi de mails ou globalement d’éviter les contacts en dehors des heures de travail décentes à savoir : avant 7h30/8H00 et après 19h00/19h30.
2. Faire court et plus souvent
C’est un véritable défi technique que d’utiliser les bons outils de communication avec discernement. Trop peu ou trop plein, les technologies sont au service des personnes et non l’inverse. Le téléphone reste l’outil numéro 1, même si la tendance de fond est de ces dernières années est l’abandon du téléphone au profit du mail.
- La vidéo conférence, Skype ou tout autre outil de même nature seront utiles pour voir la personne et effectuer le point d’activité hebdomadaire. Utile pour effectuer le point sur les dossiers ou les sujets délicats, l’important c’est de se voir même par media interposé.
- Le mail, uniquement pour faire circuler de l’information ou caler des priorités. Attention, le mail exacerbe les incompréhensions. Face à une difficulté, un désaccord, une erreur patente : préférez le téléphone.
- Le SMS, sur les mobiles d’entreprise ou personnels convient parfaitement pour tout caractère prioritaire ou urgent. Il permet également de prendre des nouvelles rapidement, de féliciter ou d’envoyer des signes de reconnaissance positifs.
- Les messageries instantanées de type Whatsapp ou Viber, encore peu usitées en entreprise, et plébiscitées par les nouvelles générations permettent de créer des Groupes. Ainsi une équipe à distance peut être reliée grâce à cet outil. Il permet de créer la communauté, d’échanger de l’informel, d’envoyer et de partager photos, musique et vidéos. Une fois les freins du manager et des collaborateurs vaincus, ce sera un véritable plébiscite.
- Les réseaux sociaux internes, permettent en plus des fonctionnalités des messageries instantanées de créer des communautés par thèmes ou problématiques et également de stocker et partager de la matière informationnelle. Toutefois, elles sont le plus généralement accessibles à partir du poste de travail.
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Ainsi, les différents outils à disposition sont à utiliser en fonction des situations avec une forte récurrence. Souvent et plus court, telle est notre recommandation.
3. Respecter les cultures différentes et les valoriser !
C’est un vrai défi managérial que de conduire l’équipe dans l’atteinte de ses objectifs, partager un projet commun en tenant compte des cultures des différents sites ou des différents métiers. Ainsi il est souvent très utile, pour respecter l’équité :
- D’indentifier les valeurs des équipes sur les différents sites et de construire un référentiel de valeurs communes à décliner en comportements attendus.
- De travailler sur un projet commun et de missionner telle part du projet en équilibrant les contributions de chaque site distant.
- De déplacer les réunions d’équipe d’un site à l’autre. En effet les réunions d’équipe se font toujours en mode mammifère. Vos collaborateurs seront ravis d’aller visiter tel site avec lequel ils sont généralement en contact.
- D’organiser deux moments festifs dans l’année : un séminaire annuel et un repas annuel. Cela peut se faire à tour de rôle sur sites. C’est un vrai plaisir que de visiter la cathédrale de Chartres ou de Strasbourg dans le cadre professionnel.
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- *Bernard Le Clech – Manager à Distance. Insep Consulting éd. 2007
Manuel de Sousa Manuel aide les personnes à développer leurs plus belles dynamiques afin qu’elles deviennent ce qu’elles peuvent être. Il s’attache à ce qu’elles évoluent avec plaisir dans un environnement toujours incertain, en transmettant son enthousiasme et les clés de la complexité, sous un angle sociologique. Il s’anime de générosité et de précision lorsque il accompagne, forme ou supervise des managers ; un vrai rêve de jardinier…