La plupart du temps, nous commençons nos réunions de travail ou de projet en allant directement aux solutions, au plan d’action et à la faisabilité. Notre souci : l’efficacité et la rapidité, surtout en situation de changement. Mais avez-vous pris le temps de bien poser la problématique ? Avez-vous partagé avec l’équipe les bénéfices de l’ « Etat désiré » et ses enjeux ? Sans oublier de faire exprimer les résistances et freins ? Alors comment faire pour diagnostiquer tout cela et envisager les parades avec un seul outil « tout en un » ?
Si les résistances ne sont pas traitées en amont, elle viendront saboter inconsciemment (ou consciemment) l’application des idées.
PROCHAINEMENT : 3 idées pour…Accompagner les phases de la transformation
1. S’imprégner de la situation de changement et présenter l’outil PPCO* :
- Formuler l’objectif du changement de façon simple et claire. Exemple : mettre en œuvre la gestion électronique de nos documents commerciaux (GED)
- Présenter et expliquer l’outil PPCO qui va permettre un diagnostic partagé et créatif de ce changement :
- Prendre 2 papers boards côte à côte et créer 2 colonnes sur chacun
- PLUS : quels sont les plus, avantages, bénéfices de la situation nouvelle, qu’est ce que ça nous apportera dès demain ?
- POTENTIELS : imaginons que ça marche ; qu’est ce que ça nous ouvrirait comme portes après demain, quel nouveaux horizons ? (en divergence ; pas de censure à l’imagination).
- CRITIQUES (craintes, contraintes…) qu’est ce qui nous en empêche ?
- OPTIONS : reprenons les critiques une à une et trouvons leurs parades, leurs antidotes…
2. Remplir les 4 colonnes en mode brain storming :
- Recueillez les représentations de vos collaborateurs sur le changement en les invitant à exprimer sans retenue leurs idées, ressentis, vécus…pour chacune des colonnes, en relançant, reformulant et notant toutes les réponses.
- A chaque changement de colonne, n’oubliez pas de repartir du contenu de la précédente pour poser la bonne question de lancement (voir ci dessus).
- A la rubrique « critiques », l’énergie se libère et les freins, peurs et obstacles sont exprimées en feu d’artifice, continuez à tout noter. Cette étape est cruciale car nous savons bien que si les résistances ne sont pas traitées en amont, elle viendront saboter inconsciemment (ou consciemment) l’application des idées.
- A la dernière colonne, chacune de ces craintes sera reprise pour être transformée en idée, ou en défi à relever si le sujet est à creuser…Il est recommandé d’animer cette dernière étape en brain post-it, afin que les idées individuelles soient purgées dans un premier temps, et que le regroupement des post it en familles d’idées prépare l’atelier suivant.
3. Passez en mode intelligence collective :
- Pour que cet outil devienne résolument créatif et constructif, le PPCO est prolongé par un atelier solutions.
- L’idée est de définir ensemble à partir des familles de post it, les défis les plus implicants à relever à l’issue de l’étape « OPTIONS » pour les transformer en idées et solutions.
- Une fois les thématiques de travail identifiées, reformulez chacune d’elle en commençant par « comment faire pour….. ? ».
- Chaque sous-groupe s’attribue un défi et produit des idées et solutions en atelier dans un temps défini. A l’issue du temps imparti, le porte-parole de l’atelier vient présenter la récolte de son groupe.
- Et il est encore temps pour l’auditoire d’enrichir les idées présentées par post it interposés !
* La méthode PPCO a été développée Multi Ressources Associates
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