Vous le savez, vous le vivez : l’information abonde et nous arrive en continu, de l’externe comme en interne. Dans ce contexte ultra sollicitant, comment redescendre rapidement et efficacement une information à l’ensemble de son équipe. Managers, la réunion Flash est l’outil qu’il vous faut. 3 règles d’or à respecter.
Faire se lever vos équipiers pour les réunir et partager une même information de manière claire et efficace.
PROCHAINEMENT : 3 idées pour…gérer vos peurs, par Arnaud Constancias
1. Stand up !
Je connais bien les pratiques du commerce et vous conseille de vous en inspirer. En magasin, il faut aller vite et la place manque pour se réunir autour d’une table. La réunion se fait debout. Au-delà de l’aspect purement pratique, la réunion stand-up présente de nombreux atouts :
- Elle met tout le monde au même niveau
- Elle insuffle dynamisme, action et réactivité
- Elle indique qu’il n’y aura ni prise de note ni reporting
- Elle signifie : rapidité, et ça ça plait aux équipes (et au manager que vous êtes)
- Le demi-cercle renforce l’appartenance à l’équipe autour du manager. Cette disposition souligne la cohésion d’équipe autour de son manager.
2. Choisissez le bon moment !
Plusieurs raisons peuvent motiver l’organisation d’une réunion Flash : annonce d’une décision managériale, focus sur la priorité du jour, information de « crise », recadrage indispensable dans le cadre d’un projet en marche, difficulté à surmonter ensemble très rapidement où partage de ressentis face à un événement de l’équipe.
Tout moment de la journée est propice. Le matin sert à lancer l’équipe sur une priorité ; l’après-midi, crée une rupture dans le quotidien.
Mais alors comment faire quand l’équipe n’est pas présente au même moment ? Dans ce cas, selon le caractère urgent de l’information à communiquer, il faudra convoquer exceptionnellement tout le monde au même moment. Certains devront se lever plus tôt que d’habitude…ou rester plus tard ! Exceptionnelle, cette invitation à changer un peu ses horaires peut parfaitement passer dès lors que vous aurez pris soin de communiquer sur la nécessité de se réunir et du caractère exceptionnel de cette réunion. Les équipes pourront entendre que c’est par souci d’efficacité, de transparence et d’urgence que vous avez recours à cette réunion Flash. Un argument à mettre en avant notamment, est votre envie de partager l’information avec toute l’équipe au même moment, de la même manière : ce qui réduit les effets d’interprétation…et d’oubli !
Et si tous ne sont pas là, vous brieferez les absents dès leur retour en entreprise.
3. Soyez brefs !
- Ne choisissez qu’un seul sujet. Votre prise de parole n’en sera que plus impactante !
- Limitez votre prise de parole à 10 minutes maximum (moins, c’est encore mieux !) : pensez que votre équipe est debout et qu’elle ne va pas rester dans cette position 1 heure !!!
- Soyez directs : pas besoin d’introduction longue, de partie et de sous-parties. Allez à l’essentiel.
- Cela ne veut pas dire autoritaire et désagréable. Les règles essentielles de remerciement d’être là et de définition du cadre de la réunion (ex : 10 minutes tous ensemble), valables pour tout type de réunion, restent de mise !
- Ne rentrez pas dans le débat : ce n’est pas le moment. Ouvrir la porte à des questions/réponses, c’est prendre le risque de prolonger la réunion. Surtout si vous êtes relativement nombreux. Là encore, n’hésitez pas à le dire d’entrée de jeu. Cette réunion n’est pas une réunion de consultation ou un brain storming : je souhaite partager une réunion importante avec La voici…
En appliquant les règles des 3 « 1 » de la réunion Flash
- Unité de lieu
- Unité d’intervenant
- Unité de sujet
…vous donnez à votre équipe un signe fort
- de transparence dans votre communication
- de valorisation de chacun, quel que soit son statut
- de leadership
Alors, à quand votre prochaine réunion Flash ?
