Vous êtes agacé(e) par ces réunions interminables qui débordent et s’enlisent dans les sables de l’ennui ? Qui commencent en retard, avec des personnes peu concernées, qui croisent plus souvent le regard de leurs amis Facebook que le vôtre ? Ces réunions qui se terminent à l’arrache, en bâclant les derniers points de l’ordre du jour. Et en plus, vous devrez en faire le compte rendu ! Alors, comment organiser et animer des réunions vraiment efficaces ?

1. Soignez la préparation pour gagner du temps dans la réunion

  • Posez clairement le ou les objectifs de la réunion : trancher entre deux scénarios ? Définir un plan d’actions ?…
  • Poser les enjeux pour motiver les participants : « Si notre objectif est atteint, le projet tient les délais ; sinon, nous devrons fixer une nouvelle réunion».
  • N’invitez que les participants qui sont concernés, qui ont un rôle à y jouer, une intervention à faire. Et pas les autres.
  • Identifiez les sujets qui seront abordés, prévoir la durée nécessaire pour chacun.
  • Rédigez un ordre du jour synthétique, mais complet : objectif, enjeu, thèmes, durée des thèmes, durée totale, lieu, participants invités, supports nécessaires et prérequis.
  • Envoyez-le quelques jours à l’avance avec une phrase accueillante : « J’ai le plaisir de vous inviter à participer… »
  • Assurez-vous de la logistique : paper-board, marqueurs qui fonctionnent, vidéoprojecteur, câbles, identifiants si c’est sur Skype ou Zoom…

2. Impliquez tous les acteurs dans votre animation collaborative

  •  Dès le début, après avoir rappelé l’objectif, faites un tour de table de présentation des participants et de leurs attentes concernant les thèmes de la réunion.
  • Posez un cadre : les règles à se donner pour la réunion. Rapidement, mais en concertation.
  • Impliquez les participants en les responsabilisant : gardien du temps, gardien des règles, pousse-décision, observateur méta, un rédacteur du compte rendu autre que vous, l’animateur.
  • Faites de mini conclusions à la fin de chaque thème avant de passer au point suivant.

Enfin, ne négligez pas la fin de la réunion :

  • Gardez quelques minutes avant la fin de la réunion pour : un récapitulatif des conclusions intermédiaires, un rapide tour de table où chacun dit clairement ce qu’il a à faire en suivi de la réunion, un mot de chaque participant pour qualifier la réunion

Le compte rendu doit être rédigé très vite après la réunion et soumis pour approbation aux participants. Indiquez une date butoir au-delà de laquelle le compte rendu sera réputé valable.

3. Variez et renouvelez les méthodes pour revitaliser vos réunions

Faites un bilan de vos réunions tous les six mois avec les participants : une demi-heure avec des post-it pour partager ce qu’ils apprécient, ce qu’ils aiment moins, ce qui leur manque. En fonction de ce diagnostic collaboratif, élaborez avec eux les correctifs à l’aide d’un brainwriting* tournant ou d’une autre technique de créativité.

Vous pouvez aussi avoir recours à un scénario catastrophe : « Comment rendre nos réunions totalement inefficaces, ennuyeuses et improductives ? ». Utilisez des post-it pour les parades et solutions. Vous serez ainsi assuré que vos réunions répondent toujours à leur objet et correspondent aux attentes des participants, comme aux vôtres.

Pour varier les plaisirs et faciliter l’expression de chacun :

  • Utilisez les cartes Feelin, Valeurs Ajoutées ou Archétypes**.
  • Faites des tours de table « météo du jour » ou « humeur du jour » pour démarrer les réunions.
  • Utilisez des energizers en début d’après-midi pour réveiller les participants.
  • Changez de lieu si possible, faites tourner les responsabilités, les interventions.
  • Utilisez les compétences de chacun pour augmenter la cohésion : talents culinaires, musicaux, mise en scène, organisation, humour, prise de parole en public, dessin…
  • Déléguez-leur l’animation créative de séquences entières, voire de l’intégralité des prochaines réunions.

     

L’enjeu est d’en finir avec la réunionite démoralisante et de vivre le plaisir de se retrouver pour partager des bonnes pratiques, des expériences, des savoirs et des moments mémorables, bref, des réunions productives et agréables.

* Le Brainwriting est une méthode de créativité qui permet de générer une grande production d’idées par écrit et dans le silence.

** Vous trouverez ces outils d’accompagnement créatif sur souriezvousjouez.com

Anna Edery, souriez vous managez

Consultant, facilitateur, coach et superviseur de coachs

Arnaud Constancias accompagne les acteurs de l’entreprise dans l’actualisation de leurs potentiels, pour leur permettre d’être plus efficaces et de mieux vivre leurs relations et leur quotidien professionnel. Son approche est centrée sur la consciencele discernement, et la connaissance de soi et vise à des résultats concrets. Après 15 années dans la banque d’affaires au service des entreprises, dans des établissements français, anglo-saxon et japonais, Arnaud a réuni ses compétences pour les affaires et pour le développement personnel en créant une société de formation et de coaching qui a conquis une belle clientèle d’entreprises de premier plan. Il poursuit cette voie dans un mode collaboratif avec ses deux associés au sein de SVM.

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